業務整理とは？現場任せにしない“管理職の仕事”としての基本と効果
eng-admin「業務整理」という言葉を耳にしても、具体的に何を指すのか曖昧なまま、現場に任せきりになっていませんか？
マネジメント層が主導しないままでは、非効率は温存され、成果は頭打ちになります。
今回は、「業務整理の本質」と「現場に任せず、上層が取り組むべき理由」について解説します。
1. そもそも業務整理とは？
業務整理とは、「組織の中で行われている業務を洗い出し、流れや重複、ボトルネックを明確にすること」
以下のような項目を一つずつ可視化していくプロセスです。
- 担当者／役割
- 工程（手順）
- 使用ツール
- 所要時間・頻度
- 関連部門
目的は、「最適化」と「属人化の排除」です。
2. なぜ管理職が主導すべきか？
現場任せにすると、以下のような問題が起こりがちです。
- 属人化が進み、異動や退職に弱い
- 本来不要な作業が温存され続ける
- 改善に必要な権限や意思決定が現場では不可能
マネージャー層が業務整理を推進することで、組織としての生産性やリスク耐性が飛躍的に高まります。
3. 最初に取り組むべき“たった1つのこと”
多くの現場で行われている最初の一歩は「業務を棚卸し」することです。
・やっている業務をすべて書き出す
・目的が曖昧な業務をチェックする
・重複／属人化しているものを分類する
たったこれだけでも、現場の見え方が一変します。
最後に：業務整理は「改善」の前段階
業務改善やDXを本気でやるなら、その前に「業務整理」をやらなければ、土台がありません。
まずは1つの部署から。
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- ○○さんがいないと進まない仕事がある
- 業務のやり方が人によって違う
- 情報が散乱して探すのに時間がかかる
- マニュアルが古い、または存在しない
- いつか整理しなきゃと思いながら放置
