領収書の二重入力、AIに相談したら2時間で消えた
eng-admin業務を整理していると、必ず出てくる「あ、これ二度やってる」という瞬間がある。
先日、まさにそれに気がついた。
手順を並べたら、ムダが見えた
うちの領収書管理はこういう流れだ。
① 領収書を受け取る
②スキャナで画像化する
③ファイル名を「日付＋取引先名＋金額」でリネーム
④クラウドストレージにアップロード
⑤プロパティに「日付・取引先名・金額」を入力する
③と⑤ 同じ情報を２回入力している。「そういう手順だから」というだけで。
AIに「⑤のプロパティ入力、自動でできないか」思いをぶつけた
⑤のプロパティ入力、自動でできないか
生成AIにそのまま相談した。③のファイル名の情報を⑤に自動反映できないか、と。
返ってきた答えは「できます」だった。設定方法も、スクリプトの書き方も、全部教えてくれた。
途中でエラーが出た。エラーメッセージを貼り付けたら、解決策が返ってきた。
直した。動いた。トータル2時間。
効果は抜群。以来、⑤の入力作業はゼロになった。
これ、技術の話じゃなかった
この2時間でやったのはプログラミングでも、ツールの勉強でもなかった。
業務の手順を整理して、二重になっているところを言葉にして、AIに渡しただけだ。
AIの活用は、業務設計の話だ。
気になった方へ
今回のような「業務の流れを整理して、言葉にして、AIに渡す」アプローチ。
これを組織全体でやろうとすると、業務の構造化が必要になってきます。
私たちが開発している ProcessPath は、その「業務の構造化」を支援するツールです。
気になった方は、お気軽にご連絡ください。
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