領収書の二重入力、AIに相談したら2時間で消えた
eng-admin業務を整理していると、必ず出てくる「あ、これ二度やってる」という瞬間がある。
先日、まさにそれに気がついた。
手順を並べたら、ムダが見えた
❶ 領収書を受け取る
担当者が領収書を受け取ります。
❷ スキャナで画像化する
複合機でスキャンし、画像ファイルにします。
❸ ファイル名を「日付＋取引先名＋金額」でリネーム
ファイル命名規則を決めており、「領収書-日付-取引先名-金額（総額）.識別子（jpegやpdf）」にファイル名を変更します。
ここで、日付、取引先名、金額を確認します。
❹ クラウドストレージにアップロード
電子帳簿保存法の指定のフォルダにコピーします。
❺ 検索用プロパティ設定
「日付・取引先名・金額」を入力する
見てほしい。③と⑤、同じことをやっている。
ファイル名を付けるときに入力した情報を、プロパティにもう一度手で打ち込む。何のために？ 規則がそうなっているから、という理由だけで。
一枚なら大した話ではない。でも月に何十枚も積み重なると、地味に時間を食う。
そして何より、「なぜ二度やるのか」という理由がない作業というのは、じわじわとモチベーションを削る。
AIに「⑤のプロパティ入力、自動でできないか」思いをぶつけた
「⑤のプロパティ入力、自動でできないか」
生成AIにそのまま相談してみた。手順をそのまま伝えて、③でつけたファイル名の情報を⑤に自動反映できないか、と。返ってきた答えは「できます」だった。
具体的な設定方法まで教えてくれた。ツールの設定手順、スクリプトの書き方、どこで何をすればいいか。
一から調べていたら何時間もかかりそうな内容が、会話の中に並んでいた。
エラーが出た。貼り付けた。解決した。
設定を進めていると、エラーが出た。
やったことは一つ。エラーメッセージをそのままAIに貼り付けた。
「このエラーはこういう意味で、この部分をこう直せば解決します」と返ってきた。直した。
動いた。
トータル2時間。
これ、技術の話じゃなかった
終わってから気づいたことがある。
この2時間で私がやったのは、プログラミングでも、ツールの勉強でもなかった。
業務の手順を整理して、二重になっているところを言葉にして、AIに渡しただけだ。
AIが動くかどうかは、技術力より先に「業務の流れが見えているか」にかかっている。何をインプットにして、何をアウトプットにするか。それが整理されていれば、AIは意外なほど素直に動く。
逆に言うと、業務の流れが曖昧なまま「AI使おう」としても、何を頼めばいいかわからない。
AIの活用は、業務設計の話だ。
今回のような「業務の流れを整理して、言葉にして、AIに渡す」というアプローチ。
これを組織全体でやろうとすると、業務の構造化が必要になってきます。
私たちが開発している ProcessPath は、その「業務の構造化」を支援するツールです。
業務をL1〜L4の階層で整理し、AIが活用できる粒度に落とし込む——そういう設計になっています。
気になった方は、お気軽にご連絡ください。
